I menù del ristorante incomprensibili, le mail aziendali pieni di cavilli inutili, il burocratese inserito per darsi un tono. Le aziende, di qualsiasi settore, hanno difficoltà a capire che semplificare il linguaggio aiuta il lettore, lo avvicina a chi scrive.
L’idea di semplificare un contenuto testuale non è condivisa da tutti, anzi addirittura in alcuni ambienti è idea comune credere che un testo più ha fronzoli e parole “importanti”, più risulta professionale. Capita per i contratti assicurativi, nel gergo bancario o in generale nella comunicazione aziendale degli studi tecnici. Potrei fare tanti esempi del rapporto che si ha con le parole nel business, un rapporto che molto spesso non è adatto al contesto e al pubblico a cui si rivolge il testo.
Faccio un esempio tra i più comuni: in alcuni settori è indispensabile dare del lei al cliente tramite mail anche se in ufficio si scambiano battute o pacche sulle spalle, si parla in maniera informale e senza fronzoli.
Perché ci si comporta così? In questo caso l’azienda è convinta che scrivere in maniera semplice sia visto come una mancanza di professionalità.
Perché un copywriter per aziende alleggerisce un testo
Queste aziende ancora non sanno che alleggerire un testo e semplificare il messaggio per l’utente aiuta il lettore a leggere meglio; leggere meglio equivale a capire un concetto, quindi a ricevere un feedback positivo. Per questo bisogna sfoltire un contenuto e renderlo più fruibile per l’utente. È ciò che fa un copywriter per aziende, perché non dimentichiamolo mai, il lettore deve essere sempre al centro dell’attenzione di chi scrive. È a lui che scriviamo, a lui vogliamo descrivere, informare, raccontare. Per lui ci impegniamo.
Anche se si pensa che scrivere semplice significa “perdere qualcosa”, in verità si dà più valore alla comunicazione aziendale. Diversi i motivi per cui bisogna alleggerire un testo, tra i più importanti:
- Il contenuto è più chiaro: il messaggio del testo è comprensibile all’istante. L’utente non deve perdere tempo a rileggere.
- Il contenuto è più utile: il messaggio capito diventa valido, offre un vantaggio tangibile a chi legge.
Che cosa significa semplificare un testo
Il copywriter per aziende sa bene che semplificare un contenuto non significa renderlo banale. Lo specifico perché in alcuni ambienti di lavoro si pensa che utilizzare parole difficili offre al contenuto un tono più professionale. In verità è proprio il contrario. Lo dice da anni la maestra della semplificazione, Luisa Carrada. Nella lezione che ha tenuto al corso di copywriting e content marketing Copy42, spiega bene perché è importante migliorare la leggibilità di un testo con alcuni trucchi del mestiere che hanno fatto la scuola.
Bisogna tagliare tutte le parole superflue, far fare meno fatica al lettore. Ti renderai conto che semplificare un testo è più complicato di riempirlo di parole, ma con un po’ di palestra si migliora nel tempo. Serve tanta pratica. Allenarsi nelle capacità di scrittura aiuta a migliorare lo stile e dopo i primi periodi, ti divertirai un sacco. Si inizia con tagliare concetti e testi difficili. Leggi più volte il contenuto scritto, cancella e riscrivi, riduci all’asso ogni frase.
Alcuni consigli per migliorare la lettura del cliente
Ti lascio alcuni consigli per limare il testo di parole superflue:
- Elimina gli avverbi modali
- Cancella tutti gli aggettivi o le parole in più, che non arricchiscono il testo ma lo appesantiscono
- Lavora sulla punteggiatura e la sintassi
- Sostituisci le parole difficili o arcaiche con termini più quotidiani. (ho effettuato/ho fatto)
- Scegli parole brevi
- Rendi le frasi tra le 20 e le 30 parole, mai oltre le 40.
- Rileggi a voce alta a fine scrittura
- Attenzione al gerundio
- Abbandona il passivo
- Usa le liste puntate
Due esempi per semplificare un testo
Per aiutarti a capire come si può migliorare la leggibilità dell’utente, per te due esempi di testi poco efficaci dal punto di vista comunicativo che con un bell’editing risultano più semplici.
Esempio 1 – Mail ricevuta da studio tecnico:
Pregiati Clienti,
trasmettiamo in allegato circolare di aggiornamento si prega prenderne nota.
Cordiali saluti
Questo breve testo ha diverse cose che stonano. Nessuna punteggiatura, tono troppo formale e autoritario, mancanza di relazione con il destinatario, termini arcaici (Pregiati Clienti???). Il testo sembra inviato in serie e non invoglia alla lettura.
Ecco un’alternativa:
Gentile Marco,
in allegato puoi leggere la circolare di aggiornamento del XXX. Se trovi qualcosa di poco chiaro, contattaci e ti daremo tutte le spiegazioni che servono.
A presto e buon lavoro
XXX
Più formale?
Gentile Marco
Le scrivo per informarla che può scaricare la circolare di aggiornamento del XXX. Io e i miei collaboratori siamo a disposizione se serve un chiarimento sulla normativa.
Un caro saluto
Eleonora
Esempio 2 – Testo per About page
“All’interno del team, opera una figura professionale che riveste un ruolo fondamentale nel processo aziendale, grazie all’alta specializzazione acquisita in anni di lavoro per quanto riguarda la gestione dei rischi di business e di compliance, la gestione dell’organizzazione delle attività procedurali e la gestione e organizzazione del processo amministrativo-contabile e del sistema di controllo gestionale.”
Hai notato quanto è lunga questa frase? Sono 55 parole senza un punto. Un eccesso, da perderci il fiato, oltre che la vista. Oltre la lunghezza, il testo va semplificato per essere più leggibile e chiaro. Ecco una possibile soluzione:
Il team di XXX si avvale della collaborazione di una figura altamente specializzata, che opera in diversi settori del marketing gestionale, tra cui:
- la gestione dei rischi di business e di compliance,
- la gestione dell’organizzazione delle attività procedurali
- la gestione e organizzazione del processo amministrativo-contabile e del sistema di controllo
Capisci perché è importante semplificare un testo per farsi capire? Questo è quello che fa un professionista, un copywriter per aziende. Aiuta a snellire un testo, a renderlo spendibile nel mercato per ottenere comprensione e quindi ritorno economico.
Se hai bisogno di vestire a nuovo i tuoi testi, qui alla Ctrl+f siamo pronte a imbastire la tua comunicazione aziendale, renderla più semplice!
