Scrivere bene una mail è darle personalità

A noi scrivere bene piace. Piace ma questo non significa scrivere testi ingessati e freddi. Formale non fa rima con professionale e in questo articolo ti spiego perché devi dare un tocco di personalità ai testi delle tue mail.
Quello che bisogna capire quando si scrive una mail è che si sta parlando a una persona, la casella di posta elettronica appartiene a un capo, a un collega o a un cliente che mentre legge vuole ricevere sensazioni piacevoli:

  • Non si vuole annoiare;
  • Cerca informazioni/dettagli utili;
  • Vuole capire che il messaggio è stato scritto pensando a lui, non in serie.

Scrivere bene una mail significa questo: ponderare ogni parola pensando prima di tutto al destinatario. Perché prima c’è il destinatario e dopo il messaggio da recapitare.

Gli esperti chiamano questo approccio scrittura relazionale e a me questo termine piace un sacco. Creare relazioni online non è importante solo con la cura di un blog. Le relazioni si coltivano con ogni format, si annaffiano per non farle appassire, si concimano di belle parole e si curano con amore.

Come scrivere bene una mail pensando alla relazione

Scrivere in questo modo non ha uno scopo romantico, non vuole che ogni mail al cliente sia un concentrato di miele e amore. Scrivere bene una mail dando personalità ai testi significa prestare attenzione a ciò che si scrive. Leggere con attenzione ogni parola per essere interpretabile dal destinatario in maniera semplice. Scrivere una mail con attenzione per chi legge vuol dire:

  • evitare di nascondersi dietro un linguaggio impositivo;
  • scegliere toni non troppo secchi e lasciar perdere le mail telegrafiche con soli No, Ok, Va bene;
  • curare la chiarezza del testo senza essere rigidi.

Alcuni consigli per essere più chiari?

  1. Evita gli avverbi modali: sono inutili;
  2. Studia bene l’oggetto della mail e focalizza l’attenzione sul messaggio principale da inviare;
  3. Non dare spazio a fraintendimenti, soprattutto se la mail include più utenti;
  4. Attenzione alle congiunzioni ma, tuttavia, però. Tolgono concretezza al testo e rendono il contenuto meno intenso. Preferisci al “ma”, dall’accezione negativa, la congiunzione “e”, che accoglie e rassicura;
  5. Formatta la mail come fai con i testi sul web. In questo modo aiuti a leggere meglio, semplifichi il linguaggio e fai parlare la mail al posto tuo;
  6. L’indicativo è il miglior approccio alla chiarezza del testo.

Infine, ricordati di leggere più volte la mail prima di inviarla. Ti aiuterà a porti domande importanti, come per esempio:

Questo testo favorisce la lettura? Le parole che ho scelto facilitano chi legge?”

Il segreto per scrivere bene una mail è la personalizzazione. Serve quando invii un’auto candidatura a un’azienda e serve anche se devi comunicare con il tuo capo o un collega.

Le parole hanno un potere enorme. Unite insieme formano frasi che aprono mondi, che ci aiutano a far parlare di noi. Non sprechiamo questa occasione, anche quando scriviamo una “semplice” mail ricerchiamo il nostro stile, scegliamo un cura le parole da utilizzare, senza avere fretta.
Scriviamo sempre con il pensiero che l’obiettivo di un testo è arrivare a chi legge, dare e lasciare un segnale. Riduciamo all’osso incomprensioni, dubbi o espressioni ridondanti.

Se ti eserciti curando ogni aspetto testuale, le tue mail potranno diventare più belle, potranno parlare una lingua nuova.

Ti invitiamo a farlo. Provaci, cambia lo stile delle mail che scrivi ogni giorno. Dai ai messaggi che invii la personalità che meritano. E se vuoi un consiglio, noi siamo qui.
Da oggi e per una settimana, puoi farci leggere il messaggio che invieresti a un cliente come prima mail di contatto.
La correggeremo e ti invieremo i nostri consigli.

Aspettiamo le tue parole!

Eleonora Usai
autore

Eleonora Usai

Moleskine alla mano e biro tra i capelli, confeziona testi come se fossero outfit. Veste di parole le giornate e la sua anima di copywriter fa indossare ai suoi clienti gli abiti più chic. Comunicatrice dalle elementari, in cui temi a colori le hanno fatto amare le parole, ha un cammino formativo cucito addosso all’amore per paràfrasi e vocali. Grazie alla passione per la scrittura, ama “indossare le idee degli altri“.

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